KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu Derneği (“Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu”) siz değerli katılımcılarımıza ait tüm kişisel verilerin gizliliğini korumak amacıyla birtakım temel kurallar benimsemiştir. Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu bu temel kurallara uygun davranarak katılımcılarımızın Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’na duyduğu haklı güveni korumayı amaçlamaktadır. İşte bu temel kuralların çerçevesini çizen 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında sizleri bilgilendirmek istiyoruz.

Veri Sorumlusu

Kanun kapsamında Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu veri sorumlusu olarak hareket etmektedir. Veri sorumlusu sıfatı ile Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu; kişisel verilerinizi ve özel nitelikli kişisel verilerinizi, iştiraklerimiz, markalarımız, bağlı şirketlerimiz tarafından ya da internet sitelerimiz ile sosyal medya sayfalarımız gibi her türlü kanallar aracılığı ile Kanun’da belirtilen şekilde işleyebilecek bu kapsamda verilerinizi yasal yükümlülüklerinin yerine getirilebilmesi amacıyla ve meşru menfaati söz konusu olduğunda mevzuatta belirtilen azami süreler için saklayacak, yurt içinde ve dışındaki üçüncü kişilerle paylaşabilecek, sınıflandırabilecek ve Kanun’da belirtilen diğer şekillerde işleyebilecektir. Kişisel verileriniz Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu tarafından, hukuka ve dürüstlük kuralının öngördüğü biçimde, işlenme amaçları ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, doğru ve güncel olarak, belirli açık ve meşru amaçlar ile işlenecektir.

Kişisel Verileriniz

Kişisel veriler, kimliğinizi belirleyen ya da belirlenebilir kılan bilgiler anlamına gelmektedir. Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu tarafından işlenebilecek kişisel verilerinize ait kategoriler aşağıda belirtilmiştir.

Veri Kategorileri:

Kimlik Bilgileri                                     :Bu veri kategorisi ad, soyad, doğum tarihi, medeni hal, yurtdışı etkinliklerine katılım halinde pasaport numarası gibi veri türlerini ifade etmektedir.

İletişim Bilgisi                                      :Bu veri kategorisi telefon numarası, e-posta adresi, adres gibi veri türlerini ifade etmektedir.

Mesleki Deneyim                               :Bu veri kategorisi eğitim durumu, çalışılan kurum içindeki görev tanımları gibi veri türlerini ifade etmektedir.

Görsel ve İşitsel Kayıtlar                   : Ders, toplantı ve etkinlik sırasında çekilen fotoğraflar, özgeçmişte yer alan fotoğraflar, video kayıtları gibi veri türlerini ifade etmektedir.

Özel Nitelikli Kişisel Veri                  : Siyasi düşünce, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği gibi veri türlerini ifade etmektedir.

Diğer                                                     : Hobiler, yetenekler, ilgi alanları, IBAN numarası gibi veri türlerini ifade etmektedir.

 

Bu verilerinizi muhafaza ederken Kanun’un 4. maddesinin 2. Fıkrasında belirtildiği gibi ilgili kanunlara ve dürüstlük kuralına uyacağımızı ve verilerinizi doğru ve gerektiğinde güncel tutacağımızı beyan ve taahhüt ederiz.

Kanun’un 4. Maddesinin 2. Fıkrasının (b) fıkrasında belirtilen kişisel verileri doğru ve güncel tutma yükümlülüğü, siz değerli katılımcımıza ait yukarıda sayılan basit veya özel nitelikteki kişisel verilerin Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’na bildirildiği ölçü ile sınırlı olacaktır.

 

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, Avrupa Konseyi Siyasi Çalışmalar Okulları Ağı’nın bir parçası olarak kurulan Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu programı kapsamında, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları doğrultusunda, aşağıda sayılan amaçlarla işlenmektedir.

  • Başvurularınızın değerlendirilmesi sürecinde Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu katılmaya hak kazanacak katılımcıların belirlenmesi,
  • Değerlendirme sonucu ile ilgili bilgi verilmesi,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nun meşru menfaatleri çerçevesinde kayıtların tutulması ve arşiv oluşturulması,
  • Sözleşmelerin kurulması ve yenilenmesi, kurulan sözleşmelerin yerine getirilmesi ve sözleşme tarafları ile ilişkilerin yürütülmesi, yönetilmesi, planlanması,
  • Organizasyon, toplantı, davet ve etkinliklerin planlanması ve yürütülmesi,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu ile ilgili bilgi verici e-postalar gönderilmesi,
  • Destekçi/sponsor bilgi ve görünürlükleri içerebilen şekilde davet, tanıtım vb. etkinlikler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü ticari elektronik ileti gönderilmesi,
  • İşbirliği içinde olunan kurumlar ile Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu arasında gerçekleşen iş faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu kapsamında katılımcılar ile iletişimin sürdürülmesi,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nu tanıtmak amacıyla derneğe ait Facebook, Twitter ve Youtube gibi sosyal medya hesapları, internet siteleri, kitapçıklar ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü vasıtayla yayınların yapılması,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’na katılımların teşvik edilmesi,
  • Organizasyon, toplantı, davet ve etkinlikler için ulaşım ve konaklama sağlanması,
  • Organizasyon, toplantı, davet ve etkinliklere katılım için yapılan masrafların katılımcıya geri ödenmesi,
  • Katılımcıların bilgilerinin Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nun katılımcıları, destekçileri ve Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nun yürütülmesi için paylaşılması zorunlu olan gerçek veya tüzel kişilerle paylaşılması,
  • Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’na özel faaliyetlerin kurgulanması, yeni faaliyetler geliştirilmesi, yürütülmesi ve planlanması,
  • Yetkili kurum ve kuruluşlara hukuki yükümlülük nedeniyle bilgi verilmesi ve/veya denetime ilişkin faaliyet ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Mevcut verilerin güncelliğinin sağlanması,
  • Gelen şikayet ve başvuruların değerlendirilmesi,

amaçları dahilinde işlenebilecektir.

Kişisel Verilerin Aktarılacağı Kişi/Kuruluşlar

Kişisel verileriniz, Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu ile iş ilişkisi içinde olan üçüncü gerçek veya tüzel kişiler ile yapılan sözleşmeler veya yürütülen faaliyetler çerçevesinde; başta Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’na fon sağlayan kuruluşlar ve Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nun katılımcıları olmak üzere, iş ortakları, destekçileri, çözüm ortakları, şirket yetkilileri, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişiler dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere yukarıda sayılan amaçlar dahilinde Kanun’un  8. ve 9. Maddesine ve yürürlükteki sair düzenlemelere uygun olarak üçüncü kişiler ile yurtiçinde ve yurtdışında paylaşılabilecektir.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz;  Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu tarafından e-posta adresleri, internet sitesi, kısa mesajlar, mobil uygulamalar, sosyal medya hesapları gibi iletişim kanalları vasıtasıyla yazılı, sözlü ya da elektronik ortamda yukarıda sayılan amaçlar doğrultusunda; Kanun’un 5. Maddesinin 2. Fıkrasının (c) bendi gereği bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması sebebiyle ve Kanun’un 6. Maddesinin 2. Fıkrası uyarınca işlenebilecektir. Ayrıca, kişisel veri işleme faaliyetinin kapsamının genişletilmesi ve ek verilerin toplanması halinde ilgili kişinin açık rızasının alınması gerekecektir. Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.  Bunun yanı sıra kişisel verileriniz, kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri işleme faaliyetinin yürütülmesinin zorunlu olması, veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması, veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla sizlerin açık rızası olmadan Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu tarafından işlenebilecektir.

Kişisel verileriniz mevzuatta belirtilen azami süreler boyunca saklanacaktır. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise kişisel verilerinizin kullanım amacı ve Boğaziçi Avrupa Siyaset Okulu’nun prosedürleri göz önünde tutularak makul süre boyunca saklanacaktır.

Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kanun’un 11. Maddesi kapsamında kişisel veri sahibi olarak;

  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kanuna ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararınızın giderilmesini talep etme,

haklarına sahipsiniz.

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi “[email protected]” adresine iletmeniz halinde, talebin niteliğine göre talebiniz en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılacaktır.